Jawność wynagrodzeń – nowe obowiązki pracodawców

Jawność wynagrodzeń wchodzi do polskiego prawa w dwóch etapach. Pierwszy obowiązuje od 24 grudnia 2025 r. i dotyczy rekrutacji: kandydat musi poznać wynagrodzenie lub jego przedział, a pracodawca nie może pytać o dotychczasowe zarobki. Drugi etap, czyli prawo pracowników do informacji o płacach i raporty o luce płacowej, jest na razie projektem ustawy. Wyjaśniamy, co już musisz robić i na co przygotować firmę.

Skąd biorą się nowe przepisy

Podstawą zmian jest unijna dyrektywa 2023/970 o przejrzystości wynagrodzeń. Ma ona wzmocnić zasadę równego wynagrodzenia kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Państwa członkowskie miały ją wdrożyć do 7 czerwca 2026 r.

Polska wdraża dyrektywę w dwóch krokach: nowelizacją Kodeksu pracy (rekrutacja) i odrębną ustawą o przejrzystości płac w firmie.

Etap 1: jawność wynagrodzeń w rekrutacji (od 24 grudnia 2025 r.)

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata

Kandydat ubiegający się o pracę musi otrzymać informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale. Kwota ta musi wynikać z obiektywnych, neutralnych płciowo kryteriów. Informację przekazujesz:

• w ogłoszeniu o pracy,
• przed rozmową kwalifikacyjną,
• albo najpóźniej przed zawarciem umowy o pracę.

Z punktu widzenia dowodowego najprościej opublikować widełki bezpośrednio w ogłoszeniu, co ucina ewentualne spory w przyszłości.

Zakaz pytania o historię zarobków

Nie możesz pytać kandydata, ile zarabiał u obecnego lub poprzednich pracodawców – ani na rozmowie, ani w formularzu rekrutacyjnym.

Neutralne nazwy stanowisk i rekrutacja

Ogłoszenie i nazwa stanowiska mają być neutralne pod względem płci, np. „księgowa/księgowy” albo „specjalista ds. płac (k/m)”. Cały proces rekrutacji ma przebiegać bez dyskryminacji. Naruszenie tych zasad może zostać uznane za naruszenie zasady równego traktowania, a kandydatowi przysługuje wtedy odszkodowanie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

Etap 2: projekt ustawy o jawności płac

Na jakim etapie jest ustawa

Rządowy projekt ustawy o wzmocnieniu stosowania prawa do jednakowego wynagrodzenia mężczyzn i kobiet za jednakową pracę lub za pracę o jednakowej wartości (numer w wykazie UC127) opublikowano w grudniu 2025 r. Nową wersję z 29 kwietnia 2026 r. skierowano w maju do ponownych konsultacji. W połowie września 2026 r. ustawa nadal nie jest uchwalona.

Projekt przewiduje wejście w życie po 6 miesiącach od ogłoszenia. W praktyce nowe obowiązki zaczną działać najwcześniej w 2027 r. Treść przepisów może się jeszcze zmienić, dlatego poniżej opisujemy założenia projektu i dyrektywy.

Prawo pracownika do informacji o płacach

Pracownik będzie mógł zapytać o poziom swojego wynagrodzenia oraz o średnie wynagrodzenia, z podziałem na płeć, osób wykonujących taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości. Pracodawca odpowie w określonym terminie – projekt w wersji z kwietnia 2026 r. mówi o 30 dniach (dyrektywa dopuszcza maksymalnie 2 miesiące). Raz w roku trzeba będzie przypominać pracownikom o tym prawie.

Kryteria ustalania wynagrodzeń i awansu

Pracodawca ma udostępnić pracownikom kryteria ustalania wynagrodzeń i ich wzrostu. Wartość pracy ocenia się według umiejętności, wysiłku, zakresu odpowiedzialności i warunków pracy.

Koniec klauzul poufności płac

Postanowienia umów, regulaminów i układów zbiorowych, które zabraniają pracownikowi ujawniania własnego wynagrodzenia, z mocy prawa stają się nieważne.

Raportowanie luki płacowej

Obowiązek sprawozdawczy obejmie pracodawców zatrudniających co najmniej 100 pracowników. Dyrektywa wyznacza harmonogram według wielkości firmy:

Terminy w polskiej ustawie zależą od dnia jej wejścia w życie.

Luka 5% i wspólna ocena wynagrodzeń

Jeśli raport pokaże w danej kategorii pracowników różnicę wynagrodzeń kobiet i mężczyzn wynoszącą co najmniej 5%, a pracodawca nie uzasadni jej obiektywnymi, neutralnymi kryteriami i nie usunie jej w ciągu 6 miesięcy, konieczne będzie przeprowadzenie wspólnej oceny wynagrodzeń z przedstawicielami pracowników i wdrożenie działań naprawczych.

Sankcje – co grozi pracodawcy?

Należy wyraźnie rozdzielić dwa reżimy kar:

1. Już obowiązujące (od 24 grudnia 2025 r.): Za złamanie zasad jawności w rekrutacji (np. brak podania widełek, pytania o historię zarobków) grozi grzywna od 1000 zł do 30 000 zł na podstawie art. 281 Kodeksu pracy.
2. Projektowane (Etap 2): Projekt ustawy UC127 przewiduje grzywny od 2000 zł do 60 000 zł za naruszenia takie jak brak oceny wartości pracy czy niewykonanie obowiązków sprawozdawczych. W sporach o dyskryminację płacową ciężar dowodu ma spoczywać na pracodawcy.

Co przygotować w małej firmie już teraz

Nawet jeśli raport o luce płacowej Cię nie dotyczy, część obowiązków obejmie każdego pracodawcę. Przygotowania warto zacząć od audytu wewnętrznego:

1. Sprawdź ogłoszenia i proces rekrutacji – widełki lub kwota, neutralne nazwy stanowisk, bezwzględny brak pytań o poprzednie zarobki w formularzach.
2. Spisz stanowiska i grupy stanowisk – zdefiniuj, kto wykonuje taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości.
3. Opisz kryteria płac – od czego zależy stawka, premia i podwyżka (umiejętności, odpowiedzialność, wysiłek, warunki pracy).
4. Porównaj wynagrodzenia w grupach – zweryfikuj, czy różnice w stawkach na tych samych stanowiskach mają obiektywne uzasadnienie (np. staż, udokumentowane kwalifikacje).
5. Przejrzyj umowy i regulaminy – usuń klauzule zakazujące ujawniania wynagrodzenia.
6. Uporządkuj architekturę wynagrodzeń – system kadrowo-płacowy musi precyzyjnie wyodrębniać poszczególne składniki (podstawa, premie, dodatki), aby zautomatyzować wyliczanie średnich do raportów.
7. Przygotuj procedurę odpowiedzi na wniosek pracownika – ustal, kto odpowiada, w jakim terminie i jakie dane przekazuje.

Przy przeglądzie stawek pamiętaj też o wzroście płacy minimalnej – o zmianach od 1 stycznia piszemy w tekście o płacy minimalnej w 2027 r.

A co z kontraktami B2B i KSeF?

Jeśli Twoje kadry i płace oraz księgowość prowadzi biuro rachunkowe, ustal z nim podział obowiązków. W dobie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – który od 1 kwietnia 2026 r. objął niemal wszystkie firmy – obieg dokumentów B2B jest w pełni cyfrowy. Faktury ustrukturyzowane od Twoich współpracowników na kontraktach B2B trafiają bezpośrednio do KSeF i po nadaniu numeru KSeF są ujmowane w kosztach.

Biuro rachunkowe pobiera je automatycznie z KSeF na podstawie nadanych uprawnień. Warto zintegrować te dane z systemem kadrowym. Choć dyrektywa o jawności płac dotyczy stricte pracowników etatowych, transparentność wymusi przegląd całej siatki płac – łącznie z kosztami faktur B2B (więcej w artykule o obsłudze kadrowo-płacowej).

Najczęściej zadawane pytania